Управление переводческой компанией: как переводчику открыть свое бюро
Письменный переводчик в наши дни чаще всего работает удаленно, принимая заказы из разных фирм, не общаясь с заказчиком напрямую. Фриланс имеет свои плюсы: гибкий график, возможность проводить больше времени с семьей. Но есть и минусы: фрилансер ограничен в выборе заказов, не общается с коллегами вживую, получает небольшую заработную плату. Многих устраивает удаленная работа, однако есть те, кто хочет большего, но не знает, что делать и с чего начать.
В этой статье мы обращаемся к книге Джеффри Самуэльсона-Брауна «Managing Translation Services», чтобы рассказать, как фрилансеру открыть свое бюро переводов.
В России переводчик в среднем получает от 3 000 до 6 000 рублей за авторский лист. Низкая оплата труда ведет к ухудшению качества переводов и отсутствию мотивации у профессионалов. Открыть свое бюро — риск, но если обдуманно к нему подойти, он может полностью оправдаться.
С чего начать? Общие принципы
Джеффри Самуэльсон-Браун получил степень магистра в бизнес-администрировании, параллельно работая переводчиком. Не у всех есть возможность и мотивация учиться на менеджера. Тем не менее чтобы начать свой бизнес, придется собрать команду и разобраться в основах предпринимательства. Для начала не обязательно набирать в штат сто человек, главное, чтобы вы разбирались в своей области и были увлечены работой.
В таблице приведены основные навыки для управления переводческим бюро:
Начать лучше всего с составления бизнес-плана.
ВЭБ.РФ составили инструкцию по подготовке бизнес-плана, пройдитесь по всем пунктам, чтобы четче представить ваш бизнес и его цели. Какие услуги вы будете предоставлять? Кто будет их реализовывать? Необходимо подумать про развитие ресурсов: какое оборудование понадобится, сколько сотрудников нанять, как работает аутсорсинг. Практически невозможно вести бизнес без компьютера даже на самом простом уровне, для переводчиков, редакторов и менеджеров потребуются специальные программы и материалы. Сотрудники — человеческие ресурсы, которые важны для любой организации, и успех зависит от того, насколько хорошо вы управляете этими ресурсами.
Для ресурсов нужен бюджет, следовательно, нужен и финансовый план: прогнозирование прибыли и убытков. Также нужно позаботиться о налогах, продумать условия заключения договоров с исполнителями и оплатой гонораров. На первых порах вы можете заниматься бухгалтерией самостоятельно, но в будущем лучше передать это дело профессионалу.
Маркетинг поможет выйти на рынок и сориентироваться в запросах клиентов. Вы можете быть квалифицированным переводчиком, но, скорее всего, настроить рекламу в рекламном кабинете Яндекса или сделать качественный сайт у вас самостоятельно не получится. Из-за неумелого позиционирования бренда, а также неверно выбранной целевой аудитории, сложно будет выдержать конкуренцию. Даже если ваши переводы самые качественные.
Контроль качества — одна из ключевых задач каждой фирмы. Качество влияет на репутацию компании, репутация на количество заказов — заказы на прибыль. Обратная связь с клиентами очень важна. Если заказчик чем-то недоволен, воспринимайте это как часть обучения и развития. Конструктивная критика полезна и помогает увидеть слабые места.
В самом начале такое обилие и разнообразие материалов и задач может обескуражить, информация показаться слишком обтекаемой или расплывчатой. Разберемся подробно в каждом из пунктов.
Развиваем ресурсы и определяем цели
Представьте, что вы претендуете на должность. На какую зарплату и бонусы вы рассчитываете? Как выстроены рабочие процессы? Будет ли CRM-система для менеджера, вспомогательные переводческие программы для редакторов перевода или корпоративное обучение? Скорее всего, ваши сотрудники будут задавать себе похожие вопросы. Все это необходимо продумать и предложить комфортные условия для вас, как для предпринимателя, и для ваших работников.
Совет. Открывая бюро, позаботьтесь заранее, чтобы рядом была нотариальная контора. И розничным, и корпоративным клиентам, и для государственных закупок часто требуется заверение подписи переводчика. Это сэкономит время для ваших менеджеров.
Как уже отметили выше, не обязательно сразу ставить цель стать огромной переводческой компанией. Можно начать с небольшого бюро из 3 – 4 человек. Джеффри Самуэльсон-Браун нанял администратора, который обладал навыками маркетинга и продаж, и одного переводчика себе в помощь. Расширяясь постепенно, вы даете возможность поэкспериментировать и понять, какие ресурсы и инструменты вам нужны.
Задайте себе вопрос: где вы хотите видеть организацию через два года? Бизнес-план будет постоянно меняться на основе накопленного опыта. Однако решить, чем конкретно вы хотите заниматься и на кого будут направлены услуги, необходимо сразу. Перевод личных документов и консульская легализация? Перевод юридических текстов и переводческая помощь бизнесу? Локализация приложений, сайтов, игр? Технический перевод? Подбор синхронистов на мероприятия? Соберите данные о рынке, чтобы понимать, чего хотят потенциальные клиенты. Вы можете расти органически (используя возможности по мере их появления) или механически (посредством активного маркетинга и продаж). Посмотрите, что делают конкуренты в выбранной нише.
Изучите сайты, хотя зачастую там нет информации о стоимости услуг. Самуэльсон-Браун предлагает нанять консультанта, который проведет независимое исследование от имени клиента, желающего заказать перевод. Предоставьте ему примеры типичных заданий, чтобы он мог запросить цены у нескольких переводческих агентств. Это поможет сориентироваться в рынке, не устанавливая заниженные или завышенные цены.
Составляем финансовый план
Как только вы определитесь с целью вашего бизнеса, можно переходить к финансовым вопросам. Спрогнозируйте расходы на ближайший год. Расходы бывают двух типов: единовременные и производственные. Единовременные расходы обеспечивают производство на длительное время, например, покупка компьютеров. Производственные расходы постоянны: аренда помещения, зарплата сотрудников, оплата интернета и даже офисная бумага.
Наметив необходимые ресурсы, вы можете посчитать, какой бюджет потребуется на реализацию проекта. Чаще всего берут кредиты для малого бизнеса в банке или обращаются в инвестиционный фонд, это наиболее безопасно.
Решите, как вы будете регистрировать свой бизнес: ИП или ООО. Для небольшого бизнеса целесообразнее стать индивидуальным предпринимателем. Для регистрации ИП понадобятся копия паспорта, квитанция об оплате госпошлины (800 рублей), заполненная форма Р21001. ИП регистрируют по месту прописки, арендовать помещение, как в случае с регистрацией ООО, не обязательно. Индивидуальные предприниматели не обязаны вести бухгалтерский учет и могут платить налоги по упрощенной системе. Подробно и понятно про выплату налогов по УСН на сайте Райффайзен Банка.
Маркетинг и продажи: надо ли?
Для начала определим разницу между маркетингом и продажами. Самуэльсон-Браун предлагает следующее разделение:
- Маркетинг — это поиск и выявление потребности клиента и удовлетворение этой потребности таким образом, что и вы, и клиент получаете выгоду.
- Продажа — это убеждение потенциального клиента в том, что вы лучшая компания для удовлетворения его потребности, и поэтому услуги стоит купить именно у вас.
Если совсем просто, маркетинг — это ваша стратегия (анализ спроса и конкуренции, целевая аудитория и ее потребности, разработка пакета оказываемых услуг и фирменного стиля, реклама офлайн и в интернете, поддержка клиентов), а продажа — это компонент маркетинга: то, каким способом к вам придет клиент и купит вашу услугу.
Основные способы привлечь клиентов в бюро:
- Быть в нужном месте в нужное время, когда у клиента есть конкретная потребность, которая еще не удовлетворена. Это случайность, и ее нельзя контролировать. На нее может влиять локация вашего офиса или резкий рост ниши, в которой вы находитесь.
- Предлагать услуги, которые не предоставляют ваши конкуренты. Изучайте рынок!
- Убедить клиента, что вы можете предложить более выгодное предложение. Его можно отправить как коммерческое предложение для компаний или указать на сайте для розничных клиентов. Не забывайте про актуальность информации и оптимизацию сайта для мобильных устройств. А еще заполните карточку организации с актуальным временем работы и услугами в Яндекс.Картах, 2ГИС и Google maps — это бесплатно.
- Печатная продукция и классическая наружная реклама. Листовки, баннеры или даже табличка офиса привлечет внимание, но учитывайте, что у них большая и размытая аудитория: такую рекламу видят буквально все. Также работает старый добрый способ с визитками — дайте своему клиенту визитку, возможно, он порекомендует вас своим знакомым — сарафанное радио никто не отменял.
- Запустить рекламу в интернете. Для переводческого сегмента подойдет реклама в Яндексе — поисковик или карты. Такую рекламу поможет настроить таргетолог, который поможет технически правильно настроить кампанию.
Контроль качества и обратная связь с клиентами
Компания несет ответственность за качество услуг, предоставляемых клиентам. Ваши переводчики должны соответствовать требованиям и быть компетентными. Тот опыт, работы в сфере переводов, который у вас есть, поможет выбрать наиболее подходящих переводчиков и оценить уровень их профессионализма.
Основные задачи по контролю качества:
- Обеспечить качество внутренних переводов на основные языки компании.
- Контроль качества переводов, выполняемых внештатными переводчиками.
- Обновление справочных материалов.
Переводчики, с которыми вы сотрудничаете, должны иметь доступ к справочным материалам и словарям. Потратьте время и усилия, чтобы собрать хорошую справочную базу (style guide). Тезаурусы, глоссарии, справочные материалы могут будут в электронном и печатном формате. Постарайтесь оцифровать большинство справочников, чтобы было проще рассылать их.
Просите у клиентов обратную связь, когда завершен цикл сделки. На первых порах их будет немного — пишите клиенту напрямую на почту или в мессенджер. Для этого можно использовать небольшой опросник. Также разместите на сайте форму для отзывов с премодерацией. Отслеживайте отзовики: обычно оставляют отзывы в Яндексе, Гугле или 2ГИСе.
Открывать свой бизнес всегда волнительно, просчитать все риски невозможно, особенно в текущих реалиях. Тем не менее, если вам действительно этого хочется и вы понимаете, какую нишу займете, то стоит попробовать. Необязательно торопиться и прыгать в омут с головой, оцените свои силы, составьте план. Небольшое переводческое бюро может превратиться в крупную компанию с несколькими офисами. Главное — быть гибким и нести пользу клиентам.
